Lagerabteile vermieten, Vermittler bezahlen, Rechnungen vergessen: Wie Fakturia die Abrechnung im Self-Storage übernimmt

Ein Lagerabteil ist ein Abo in Reinform: Der Kunde zieht ein, zahlt monatlich und bleibt im besten Fall jahrelang. Für den Betreiber heißt das: viele kleine, wiederkehrende Rechnungen, dazu Umzugsfirmen, Makler und Partner, die Kunden vermitteln und dafür Provision erwarten. Wer das manuell stemmt, hat schnell mehr Büroarbeit als Lagerfläche.

Dieser Beitrag richtet sich an Betreiber von Self-Storage-Anlagen, Lagerverwaltungen und Vermietern von Stellflächen. Wir stellen die Abrechnungssoftware Fakturia vor, vertiefen zwei Funktionen, die im Lagergeschäft besonders hilfreich sind, und schauen auf ein Thema, das gerade viele Unternehmen beschäftigt: den Einsatz von KI-Agenten im Alltag.

Fakturia im Überblick: ein System für den kompletten Abrechnungsprozess

Fakturia ist eine Subscription-Management-Software für Unternehmen mit abobasierten Geschäftsmodellen. Nach Angaben des Anbieters lassen sich damit bis zu 85 % der Zeit einsparen, die sonst in die Abrechnung fließt. Entwickelt wurde die Software ausschließlich in Deutschland von der Luminea IT Services GmbH aus Sauerlach bei München, die seit 2007 am Markt ist und im Privatbesitz ihrer Gesellschafter steht. Betrieben wird Fakturia auf Servern in einem zertifizierten Rechenzentrum in Nürnberg. Für ein Unternehmen mit Kundendaten aus der Region München ist das ein handfester Pluspunkt.

Der Funktionsumfang folgt dem Weg vom Vertrag bis zum Geldeingang:

• Verträge: Erfassung aller Kundenverträge mit Mindestlaufzeit und Kündigungsfrist, inklusive Kündigungsabwicklung und Unterstützung für den gesetzlichen Kündigungsbutton.
• Rechnungen: Wird ein Rechnungslauf fällig, erstellt Fakturia die Rechnung und verschickt das PDF automatisch per E-Mail.
• Zahlungen: per Lastschrift über die Hausbank oder über Zahlungsanbieter wie Stripe, Adyen, Unzer und PayPal.
• Mahnwesen: mehrstufige Mahn-E-Mails sowie automatische Behandlung von Rücklastschriften.
• Tarifwechsel: taggenaue, anteilige Abrechnung, wenn ein Kunde in ein größeres oder kleineres Abteil wechselt.
• Buchhaltung: DATEV-Anbindung, passive Rechnungsabgrenzung und Rollen für den Steuerberater.
• Kundenportal: Mieter laden Rechnungen selbst herunter, ändern ihre Adresse oder bezahlen offene Posten online.

Auch E-Rechnungen im Format ZUGFeRD und XRechnung gehören dazu, Fakturia unterstützt sie seit 2019. Gerade im Lagergeschäft zahlt sich die Automatisierung aus, weil jede Anlage aus vielen gleichartigen Verträgen besteht. Die Miete eines Abteils wird einmal als Artikel mit Preis hinterlegt, danach läuft jeder Vertrag im selben Takt durch den Rechnungslauf. Zieht ein Mieter mitten im Monat ein oder wechselt in ein größeres Abteil, rechnet Fakturia taggenau ab, ohne dass jemand nachrechnen muss. Und wenn eine Lastschrift zurückkommt, erkennt Fakturia sie beim Kontenabgleich über finAPI, schickt dem Mieter eine Info-Mail und berechnet eine frei definierbare Rücklastschriftgebühr. Anschließend wird der Mieter je nach Einstellung auf Überweisung umgestellt oder der Vertrag pausiert.

Zwei Bereiche sehen wir uns nun genauer an.

Vertiefung 1: Provisionen für Vermittler automatisch abrechnen

Im Lagergeschäft kommen viele Kunden nicht über die eigene Website, sondern über Partner: Umzugsunternehmen, Haushaltsauflöser, Immobilienmakler, Hausverwaltungen oder Vergleichsportale. Die Zusammenarbeit funktioniert nur, wenn die Provision zuverlässig und nachvollziehbar fließt. Genau das ist in vielen Betrieben ein Excel-Albtraum: Welcher Mieter gehört zu welchem Partner, welcher Vertrag läuft noch, was wurde bereits ausgezahlt?

So funktioniert die Provisionsabrechnung

In Fakturia ordnen Sie Kunden oder Verträge einem Vertriebspartner zu. Auf Basis der Umsätze dieser Kunden erzeugt die Software automatisch Abrechnungsgutschriften. Die Provisionssätze sind individuell konfigurierbar, und zwar bis auf die Ebene einzelner Artikel. Ein Beispiel aus der Dokumentation: Nur Umsätze eines bestimmten Artikels erhalten eine Provision von 20 %. Übertragen auf Ihr Geschäft könnten Sie also für die Miete der Lagerabteile eine Provision zahlen, für Zusatzleistungen wie Versicherung oder Verkauf von Kartons dagegen keine.

Besonders interessant für langfristige Partnerschaften sind Lifetime-Provisionen: Der Partner erhält die Provision, solange der vermittelte Kunde zahlt. Das motiviert Umzugsfirmen, Ihre Anlage aktiv zu empfehlen. Die fertige Gutschrift lässt sich anschließend direkt aus Fakturia per SEPA-Sammelüberweisung auszahlen. Ihr Partner bekommt eine saubere Abrechnung, Sie sparen die Handarbeit.

Ein Beispiel aus der Praxis

Stellen Sie sich eine Umzugsfirma vor, die pro Monat mehrere Kunden an Ihre Anlage vermittelt. Jeder dieser Mieter wird dem Partner zugeordnet. Am Monatsende erstellt Fakturia aus den Umsätzen dieser Verträge eine Abrechnungsgutschrift für die Umzugsfirma, getrennt nach Artikeln und mit dem jeweils vereinbarten Satz. Kündigt ein Mieter, entfällt automatisch auch die Provision aus diesem Vertrag, denn es gibt ja keinen Umsatz mehr. Der Partner sieht auf einen Blick, woraus sich sein Guthaben zusammensetzt, und die Auszahlung geht gesammelt per SEPA-Überweisung raus. Das schafft Vertrauen und erleichtert es, weitere Partner zu gewinnen.

Vertiefung 2: Schnittstellen – Fakturia mit Ihren Systemen verbinden

Eine Self-Storage-Anlage hat meist mehr als eine Software im Einsatz: eine Website mit Buchungsstrecke, vielleicht ein CRM, ein Newsletter-Tool, Buchhaltung. Wenn diese Systeme nicht miteinander sprechen, müssen Mitarbeiter Daten doppelt eintippen. Fakturia bietet dafür mehrere Wege.

REST-API nach OpenAPI-Standard

Die API gibt Zugriff auf Kunden, Verträge, Artikel und mehr. Weil sie auf dem OpenAPI-Standard basiert, lassen sich Clients für verschiedene Programmiersprachen schnell, auch automatisiert, erzeugen. Ihre Website kann so beispielsweise nach einer Online-Buchung direkt den Kunden und den Vertrag in Fakturia anlegen. Auch Zusatzleistungen lassen sich per API erfassen und werden beim nächsten Rechnungslauf automatisch berechnet. Berichte wie Kundenliste, Vertragsliste, Neuverträge und Kündigungen oder die MRR/ARR-Auswertung inklusive Churn können über die Oberfläche oder per API ausgelöst und heruntergeladen werden.

Webhooks und No-Code-Anbindung

Wichtige Systemereignisse meldet Fakturia über Webhooks an Ihre Systeme. Zum Testen lässt sich der Webhook-Inhalt auch als JSON per E-Mail verschicken, sodass Sie sehen, was Ihr System später erhält. Wer nicht programmieren möchte oder kann, nutzt die No-Code-Plattformen Zapier und Locoia. Darüber sind Schnittstellen zu Werkzeugen wie Hubspot oder Mailchimp sowie zu mehr als 2.000 weiteren Tools möglich, zum Beispiel für den Newsletter an alle Mieter einer Anlage oder die Kontaktpflege im CRM.

Sinnvoll ist das vor allem, wenn mehrere Standorte oder Partner im Spiel sind: Je weniger manuelle Übergaben, desto weniger Fehler bei Abteilnummer, Laufzeit oder Preis.

Aktuell: KI-Agenten greifen auf Fakturia zu

Immer mehr Unternehmen setzen KI-Assistenten ein, um Routinearbeiten zu beschleunigen. Fakturia bietet dafür eine direkte Anbindung an KI-Agenten über einen MCP-Server. Er ist als Open-Source-Projekt auf GitHub verfügbar und lässt sich zum Beispiel mit Claude Code nutzen, etwa um bei der Entwicklung eigener Anbindungen zu unterstützen. Wer eine Schnittstelle zur Buchungsstrecke bauen lässt, kann den Entwicklungsaufwand damit verkürzen.

Wichtig zur Einordnung: Das Fundament von Fakturia ist von erfahrenen deutschen Software-Architekten von Hand entworfen und gebaut. KI kommt dort ins Spiel, wo sie Ihnen als Anwender nützt, und nicht als Ersatz für sorgfältig entwickelte Abrechnungslogik. Bei Rechnungen, Steuern und Buchungssätzen ist das ein gutes Gefühl.

So starten Sie

Holen Sie sich einen kostenfreien, unverbindlichen und zeitlich unbegrenzten Testmandanten (Sandbox) und bauen Sie Ihre Lagerabteile als Artikel nach: kleine Boxen, große Räume, Zusatzleistungen. Spielen Sie danach einen kompletten Rechnungslauf durch. Wenn Sie Unterstützung möchten, bietet Fakturia ein Premium-Onboarding für einmalig 1.200 Euro an: Das Team richtet die Sandbox gemeinsam mit Ihnen ein und überträgt anschließend sämtliche Einstellungen in die Produktivumgebung.

Preislich gibt es zwei Serien. Die FLEX-Serie, seit März 2026 verfügbar, verzichtet auf eine monatliche Grundgebühr und rechnet rein umsatzbasiert ab. Die Business-Serie mit monatlicher Grundgebühr und Inklusivkontingenten läuft weiter. Ein Wechsel von FLEX nach Business ist erst nach 36 Monaten möglich. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag wird abgeschlossen, und der Login lässt sich per Zwei-Faktor-Authentifizierung absichern.

Häufige Fragen

Mehr Informationen finden Sie auf fakturia.de und in der Dokumentation.